Los 20 mejores trucos y atajos para que aproveches Excel al máximo

Microsoft Excel es la aplicación indicada para que las personas puedan realizar los diferentes tipos de operaciones que necesiten. Sin embargo, es bien conocido que para aprendices, estudiantes u otros individuos que no sepan manejarlo correctamente, la aplicación puede convertirse en un tanto complicada.

Es por ello que en esta oportunidad te contaremos los 20 mejores trucos de Excel para que sepas cómo utilizarla al punto de parecer un profesional de la herramienta. Además de que te ofrezco el link de un vídeo en el que puedas despejar dudas de cualquier procedimiento.

Los trucos más sencillos de Excel

• Abrir varios archivos a un mismo tiempo en Excel: en muchas ocasiones nos encontramos con que necesitamos abrir varios archivos así que lo hacemos uno por uno porque desconocemos otra manera de hacerlo. Esta vez, te enseñamos que puedes agregarlos todos a un mismo tiempo; lo que debes hacer es seleccionar los archivos que quieras abrir, proceder a dar enter y listo, todos tus archivos se abrirán a un mismo tiempo.

• Hacer selección con un clic: se trata de un paso sencillo, diriges el curso al botón de la esquina superior del lado derecho, haces clic en dicho y botón y con ello deberás tener toda tu página de Excel seleccionada.

• Doble clic para modificar el nombre de la hoja: para evitar cambiar nombre de la hoja mediante la opción cambiar nombre, mejor lo hacemos de manera más rápida. Solo hay que dirigirse a donde está el nombre de la hoja, dar doble clic y listo, podrás modificarlo.

• Tener más valores: es posible que ya conozcas cómo saber todos los valores de una suma, fijándote en la barra inferior derecha que arroja los resultados. Sin embargo, si le das clic derecho a esa barra, tendrás más opciones a consultar.

• Navegación rápida: solo debes usar Ctrl + la tecla de dirección. Es decir, si tienes varias hojas en tu libro de Excel y deseas irte hasta la última, entonces puedes presionar Ctrl + flecha descendente e inmediatamente bajarás a la última fila de datos.

Los atajos básicos a poner en práctica

• Agregar línea diagonal: comúnmente hacemos esta acción cuando creamos una lista y necesitamos separar filas y columnas. Para crear y poderla usar más seguido, primero debes dirigirte a Inicio, selecciona la opción Bordes, procede a dar clic en Más Bordes y allí encontrarás dicha línea; procedes a guardar y listo, ya puedes usarla.

• Agregar más de una columna o fila: para no perder el tiempo si necesitas agregar más de una fila o columna, lo mejor es que te dirijas a seleccionar cuántas filas o columnas necesitas agregar, luego das clic en el botón derecho del cursor y vuelves a seleccionar Insertar. Eso es todo para que tus filas o columnas nuevas se añadan.

• Mover datos rápidamente: el método rápido para mover los datos que necesites de una columna, es seleccionarla y con el cursor, moverla hasta el borde. Allí el cursor cambiará su forma y ahora tendrá varias flechas lo que indica que puedes mover la columna a donde necesites. Para copiar datos rápidamente entonces deberás presionar Ctrl antes de arrastrar los datos y con ello, la nueva columna tomará todos los datos que hayas seleccionado.

• Navegar en diferentes documentos: al momento en que hacemos un trabajo donde tengamos que abrir varios libros de Excel, puede ser molesto pasar de una a otra porque podríamos ingresar un dato en la hoja equivocada. Por ello, te explicamos que si presionar Ctrl + Tab, podrás fácilmente navegar entre los distintos documentos de Excel abiertos.

• Personaliza tu menú de atajos: de manera predeterminada contamos con tres opciones en nuestra barra de atajos, pero si quieres añadir otras opciones puedes hacerlo. Te diriges a Archivos, procedes a seleccionar Opciones y luego Barra de herramientas de acceso rápido, allí escoges lo que deseas agregar en el menú de atajos y procedes a guardar. Una vez guardados deben salir en tu barra.

Trucos un poco más avanzados necesarios de Excel

• Eliminar celdas sin información: el mejor truco para eliminar las celdas en blanco, consiste en hacerles un filtro. Lo puedes hacer de la siguiente manera, primeros seleccionas la columna en la que quieres aplicar el filtro, seguidamente te diriges a datos, pasas por filtros hasta que salga la una flecha que te ofrece más opciones; quitas la selección de la primera opción “Seleccionar todo” y pasas a seleccionar la última que indica “Vacías”. Las celdas ya deberán estar en blanco, regresas a inicio y borras.

• Registros únicos en una columna: ya hablamos de lo que nos ofrece la opción de filtros, pero aún nos falta la  parte avanzada. Por ello, aquí te explicamos que en Excel, para copiar registros únicos en una columna puedes hacerlo con algunos trucos. Primero, seleccionar la columna, luego clic en datos y seguido, avanzadas. Debe aparecer una ventana en la que harás clic en Copiar a otro lugar, seleccionas la columna donde deseas tener los valores únicos y no olvides darle a solo registros únicos, finalmente das en aceptar.

• Restringir valores con Validación de datos: para explicarlo de manera concreta y sencilla, sigamos un ejemplo. Si quieres hacer una encuesta dirigida solo a personas en un rango de edad de 10 a 15 años y evitar que información de otros individuos con más o menos edad de la que quieres, te diriges a Datos, sigue con Validación de Datos, procedes a Configuración en donde vas a añadir la condición de números enteros y después especificas el mínimo de 10 y máximo 15. Con esta condición, las personas que ingresen sus datos y su edad no coincida con los números solicitados, tendrán una alerta de no cumplir los requisitos. Es necesario señalar en la opción de mensaje de entrada, el rango de edad solicitado.

• Búsqueda avanzada con comodines: en Excel hay varios atajos que podemos usar, como Ctrl + B para activar búsqueda rápida. Pero, con los comodines (? y *) activamos la búsqueda avanzada. El “?” sirve cuando no estás seguro de lo que buscas y la palabra sea únicamente de 4 letras. Ejemplo: colocas ca?a y puede arrojar resultados como “cama”, “caja”, “casa”. El “*” en cambio sirve para más letras; de “ca*a” puede arrojar opciones como “cascada”, “cabeza”, entre otras.

• Corrector automático para ingresos de datos: para ingresar un dato varias veces puedes recurrir a este truco de Excel con el corrector automático, ya que la tarea de esta función es reemplazar el texto con los datos correctos a ingresar. Ejemplo: en vez de escribir Costa Rica, puedes escribir “cr” y el corrector automático se encargará de escribirlo. Nos dirigimos a Archivo, luego Opciones, seguidamente Revisión y por último, Opciones de autocorrección, allí escribirás los datos deseados y procedes a Reemplazar.

Últimos 5 trucos de Excel que salvarán tu tiempo de trabajo

• Integra valores que empiecen en 0: al momento de agregar datos que comienzan en cero (0), Excel automáticamente lo eliminará y mantendrá los demás valores que siguen. Esto se evita con solo colocar una comilla antes del cero y de ese modo no estará fuera de los valores.

• Minúscula y mayúscula: existen tres fórmulas para este truco; si quieres las palabras en mayúscula, la fórmula es “MAYUSC” con ella, todas las palabras se convertirán en mayúscula. Si lo que quieres son palabras en minúscula, entonces deberás usar “MINUSC”. La última es “NOMPROPIO”, que te ayuda a dejar solo la primera letra de la palabra en mayúscula.

• Texto compuesto por “&”: este elemento permite componer textos en una misma celda sin la necesidad de usar fórmulas difíciles de utilizar. Para emplearlo se debe seleccionar la celda en la que necesitas dichos datos compuestos, luego se usa la fórmula que aparece abajo, se agrega el “&” por último presionas enter y ya está tu texto compuesto dentro de una celda.

• Esconder datos: para esconder correctamente todos los datos, podemos usar Formato de celdas. Vamos a Inicio, procedemos con Formato, seguido de Formato de celdas, luego Número, pasamos a Personalizada, ingresamos “;;;” y damos en Aceptar. Con esto, todos los valores deberán estar ocultos y podrás verlos solo en zona de vista previa.

• De fila a columna: para los datos que queremos ver en columna más no en fila, los podemos traspasar de manera sencilla. Copiamos los datos que queremos mover, luego hacemos clic en la celda donde se quieran pegar, procedemos a inicio, pegar y trasponer. Listo, ya tienes tus datos traspasados.

Esperamos que estos trucos de Excel te sirvan para que no pierdas mucho tiempo copiando una y otra vez información que puedes hacer rápidamente así como también ya conoces los atajos a emplear dentro de la aplicación que pueden ayudarte cuando realices distintas operaciones.