¿Te acabas de unir al equipo de Slack que tiene tu empresa o tienes un grupo corporativo y quieres usar la plataforma, pero no sabes cómo funciona? No te preocupes, después de leer este artículo créenos que sabrás como utilizar Slack muy bien y adicional a ello tendrás algunos truquillos que te harán mucho más sencilla la forma de manejarlo.
Comenzaremos hablando desde las cosas más generales y básicas que debes aprender para saber cómo manejarlo hasta aquellas funciones que te pueden servir para hacer más ágil y rápido el uso de esta plataforma. Así que ingresa a tu cuenta de Slack desde tu móvil o computadora porque ¡aquí vamos!
Contenidos
Configuración de Slack
Para comenzar a configurar tu Slack desde un portátil o PC, ingresa a tu cuenta en la página oficial. Luego debes presionar sobre el nombre de tu equipo de trabajo. Se desplegará un menú donde podrás acceder a prácticamente toda la configuración de tu Slack. Entre las opciones que puedes elegir se encuentran los ajustes de tus preferencias para seleccionar los temas de la barra lateral, configurar el estilo de tus mensajes, el estilo de emoticones y más.
Además, dentro del área de configuración puedes ver tu perfil y la cuenta del grupo de trabajo, obtener más información sobre Slack, ayuda y todo aquello relacionado con cosas generales de la plataforma. Igualmente puedes ver entre otras aplicaciones que tiene la empresa de Slack para ti.
En caso de que tú seas el administrador de la cuenta, podrás explorar un poco más e ingresar a la configuración general del equipo y conocer todo lo referente a la facturación. También es importante que tengas en cuenta que el resto del equipo solo accederá al directorio del equipo y a las integraciones de la aplicación.
Notificaciones
Para acceder a las notificaciones solamente presiona nuevamente sobre el icono del equipo de trabajo y busca donde aparece Preferencias. Dentro de esta sección podrás ajustar a tu gusto las notificaciones. Si eres nuevo en Slack, dentro del menú de configuraciones tendrás prácticamente todo activado, así que podrás divertirte configurando a tu estilo todo lo referente a notificaciones personales.
Entre las configuraciones encontrarás funciones como modificar sobre lo que quieres que te notifique, si deseas o no que te avise sobre los mensajes en ciertos hilos o canales, si quieres que te muestre una alerta de mensajes nuevos en la barra lateral, horarios en el que quieres recibir notificaciones, el sonido y la apariencia y también puedes configurar si decides que Slack te envíe notificaciones al teléfono cuando no estás activo en el ordenador.
Favoritos
La sección de favoritos está diseñada para marcar como importante ciertos objetos. Todo lo que hayas seleccionado como favorito dentro de la aplicación, aparecerá entre el nombre del equipo de trabajo y los primeros canales, ya sea en la PC o en el móvil.
Para marcar algún chat o canal como favorito tienes que realizar los siguientes pasos:
- Ingresar al canal o al chat y presionar sobre el ícono o foto (del canal o chat) para que aparezca una especie de menú con información general.
- Dentro de ese menú verás un ícono desplegable de una estrella, pulsa sobre él y te aparecerá la opción de Mover a.
- Presiona sobre favoritos y automáticamente te aparecerá el canal o chat al principio de la barra lateral.
En caso de que tengas alguna otra opción además de favoritos para dividir los canales, podrás mover el chat para dicha sección siguiendo el mismo procedimiento.
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Canales
Para visualizar los canales solamente tendrás que mirar debajo del nombre del equipo en la barra lateral. La sección la encuentras bajo el nombre de Canales o Chanels (en caso de tener la plataforma en inglés).
Los canales vienen siendo en resumidas cuentas salas de chat grupales. Existe un canal general donde encontrarás a todos los miembros del equipo y además, habrá canales privados donde solo estará un grupo específico de personas.
Si eres usuario, solamente podrás ver los canales a los cuales te tenga asignado el administrador y el canal general. Por otro lado, el administrador tendrá la facilidad de ver cada uno de los canales creados en el equipo. A los cuales puedes cambiarle el nombre, si así lo deseas, para colocar el del área de trabajo o los proyectos que se están llevando a cabo.
¿Cómo se crean los canales?
Para crear un nuevo canal los pasos son realmente sencillos:
- Debes posicionarte sobre la barra lateral y pulsar sobre el ícono + que está justo al lado de la palabra Canales.
- Dar clic al ícono para que te aparezca la opción de generar un canal público o privado.
- Selecciona el estilo de canal que desees, colócale un nombre y una descripción.
- Presiona en Crear y automáticamente se creará el canal.
Una vez creado el canal podrás invitar a las personas que desees incluir en él para que comiencen a utilizarlo de acuerdo al fin específico.
Fijar los mensajes
La opción de fijar mensajes es una muy buena forma de resaltar las notas más importantes del grupo cuando tienes muchos mensajes y canales. Con esta opción podrás destacar tareas o asuntos pendientes que te hayan sido asignados.
Para fijar los mensajes debes hacer una pequeña serie de pasos:
- Ingresar al chat donde se encuentre el mensaje que quieres fijar.
- Posiciónate sobre el mensaje que deseas fijar y verás un símbolo con 3 puntos.
- Presiona sobre el símbolo y se desplegará un menú emergente y verás la opción fijar con una chincheta al canal.
- Presiona esta vez sobre la opción de fijar chincheta al canal y ya quedará fijado el mensaje.
Para ver los mensajes que estén fijados con una chincheta tendrás que colocar el mouse debajo del nombre y el ícono del canal y verás la opción chinchetas con un ícono. Al dar clic se desplegarán los mensajes fijados en el canal.
Mensajes Directos
Esta es la sección donde podrás interactuar de forma privada con todos los integrantes del grupo de trabajo. La puedes encontrar en la barra lateral, justo debajo de los canales. Para enviar un mensaje tendrás que dar clic sobre el nombre de la persona y se te abrirá un recuadro de diálogo privado.
Si hay muchas personas dentro de tu grupo podrás buscar a la persona específica en pocos pasos:
- Posiciónate al lado de la pablara Mensajes Directos, donde verás un ícono + y presiona clic para abrir un recuadro con todos los integrantes.
- Busca en la parte superior del recuadro la palabra Para: y presiona clic.
- Escribe el nombre de la persona y cuando te aparezca presiona nuevamente clic y se iniciará el chat privado.
Invitar personas a Slack
Para poder ingresar personas al grupo de trabajo deberás ser administrador. Los pasos a seguir son bastante rápidos:
- Posiciónate debajo de Mensajes Directos en la Barra lateral.
- Presiona sobre invitar personas y selecciona si quieres que los miembros sean completos, restringidos o invitados para un solo canal.
- Escribe el correo de la persona que vas a invitar y presiona Invitar, ya solo quedará que esta acepte la invitación y comience a utilizar la plataforma.
Si le das acceso completo a un usuario, este podrá ver los mensajes y archivos de cualquier canal público del equipo y los mensajes privados de los canales a los que esté asignado. Para los miembros restringidos, solo se podrá ver una determinada serie de canales y archivos de estos. Y por último, la opción de invitados, solo dejará ver al usuario la información del canal al que ha sido invitado.
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Cambiar el nombre de la sala de chat
Para cambiar el nombre de la sala de chat ya creada, cliquea sobre el canal que quieras modificar. Dentro de la sala de chat presiona el nombre del canal y se te desplegará un menú donde podrás realizar varias acciones, entre ellas cambiar el nombre. Luego de modificarlo, cierra la ventana y listo.
Entre las opciones que tienes para hacer dentro del canal encontrarás cambiar el propósito, el tema actual, la lista de miembros, los archivos compartidos, las preferencias de notificación y los elementos anclados.
Además, recuerda que solo se podrán hacer todas estas modificaciones, incluyendo la del cambio de nombre si eres administrador del grupo de trabajo. Si eres miembro solo podrás hacer pequeñas modificaciones, como cambiar la descripción.
Detalles sobre el canal
Para saber todos los detalles sobre un canal tienes que presionar clic sobre este para conocer su información. Luego, dentro de la Sala de chat, presiona sobre el nombre del canal. Allí verás la información general, entre la cual destaca el tema del canal, la descripción, quien es el creador, los miembros, los ajustes, las integraciones, etc.
Te recomendamos chequear con calma cada cosa que puedas para ir explorando la plataforma.
Buscar en
Buscar en, es una función bastante productiva que trae Slack, ya que con ella podrás buscar cualquier archivo o mensaje de un canal en el que seas integrante. Para utilizar esta función tienes que llevar el mouse a la parte superior de la pantalla. Verás un icono de párrafo con una lupa, el nombre del equipo.
Al hacer clic sobre “Buscar en” se desplegará un menú para poder hacer la búsqueda de una forma más concreta. Este sistema de Slack está diseñado para ayudarte a conseguir de forma rápida y sencilla lo que necesites. Puedes elegir entre buscar mensajes, archivos, canales o miembros.
Mención de usuarios y reacciones
Cuando hay una charla en un canal y quieres mencionar a algún otro miembro en específico, escribe el símbolo @ y coloca el nombre de ese usuario. Quien podrá ver la mención en el símbolo de menciones y reacciones. Igualmente, estas y todas las que su hayan hecho se podrán ver en la sección Menciones y reacciones. La cual podrás buscar en la barra lateral y pulsar sobre el ícono @ Menciones y reacciones. Donde te aparecerán todas las que hayas tenido desde que ingresaste al grupo.
Buscar archivos
Para buscar algún archivo en específico sin importar cuál sea el canal, puedes utilizar la función de Archivos con el ícono de 3 cuadrados que se encuentra en la barra lateral, más arriba de la sección de Favoritos.
Esta función es un atajo bastante bueno que puedes utilizar para encontrar archivos que son muy antiguos o importantes. Dentro de Archivos podrás filtrar cómo será la búsqueda, para facilitar la acción de encontrar lo que necesitas. El filtro puede ser por miembro, fecha, tipo de archivo, etc.
Compartir Archivos
En Slack puedes cargar y compartir cualquier tipo y formato de archivo, ya sea desde tu ordenador o desde tu computadora. Puedes compartir archivos arrastrándolos desde el escritorio de tu PC hasta la plataforma, puedes hacer Crtl + V o también puedes presionar dentro del chat el ícono + que está en tu campo de texto.
Establecer recordatorios
Establecer recordatorios es una función que tal como se indica en el nombre, te servirá para recordar enviar algún mensaje o documento pendiente.
Puedes establecer recordatorios en Slack de forma rápida y sencilla, solo sigue estos pasos:
- Presiona Shift + /.
- Te aparecerá un menú emergente con una barra para escribir comandos.
- Escribe recordar y te aparecerá la opción /recordar.
- Presiona clic sobre ella, escribe el mensaje que quieras recordar y presiona ENTER.
- Te aparecerá el Slackbot y te preguntará para cuando quieres el recordatorio.
- Selecciona el tiempo estimado, luego en configurar recordatorio y listo.
Una recomendación para establecer estos recordatorios personales, es utilizar el chat que te da Slack para que puedas establecer tus notas, planificaciones o cualquier otra cosa personal. Esto se debe a que si llegas a realizar por error mal el comando, el mensaje será enviado a la otra persona.
Si no sabes cual es este canal, en la sección de miembros, debajo del bot de Slack verás un canal con tu nombre de usuario. Este es el canal personal que te ofrece la plataforma.
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Recordar mensajes
Al igual que con los recordatorios personales, puedes pedirle al Slackbot que te recuerde sobre algún mensaje en específico, sobre todo cuando tienes alguna tarea pendiente por realizar. Este proceso es más sencillo que el de recordatorio personal, solo debes:
- Buscar el mensaje que deseas que Slackbot te recuerde.
- Presiona sobre los 3 puntos en la parte derecha del mensaje.
- En el menú desplegable presiona en Recordarme sobre esto.
- Selecciona el tiempo que quieres que tarde Slackbot en recordarte el mensaje y listo.
Slackbot
El Slackbot es una herramienta fundamental en la plataforma, ya que este amigo será tu aliado para prácticamente todo. A través de él podrás gestionar todas las notas que quieras. También te ayudará a administrar de forma efectiva cada uno de los archivos que almacenes en la sección de tus archivos privados.
Para utilizar el Slackbot tienes que dirigirte a la sección de Mensajes directos. Esta herramienta te aparecerá como un miembro más en la parte principal. Solo bastará con presionar clic sobre él y automáticamente ya estarás comenzando a utilizarlo.
Además, por si fuese poco, si estás intentando ejecutar algún comando, pero no lo estás haciendo de forma correcta te lo dirá y te hará una recomendación intentando acertar a lo que estás planeando hacer.
¿Funciona Slack con otras aplicaciones?
La maravilla de la mensajería empresarial es que compatible con otras aplicaciones, por lo cual puedes añadirlas a Slack sin ningún tipo de problema. Esto te permitirá buscar de un modo más cómodo cualquier tipo de información o documentos que tengas en estas otras aplicaciones.
También puedes sincronizar algunos elementos de las otras aplicaciones, tales como mensajes, correos, imágenes, videos, eventos de calendario o recordatorios. Y puedes hacer lo mismo en viceversa, es decir, que puedes utilizar las cosas de Slack para otras plataformas.
¿Cuáles son las aplicaciones que son compatibles con Slack?
Son realmente muchas las aplicaciones con las que funciona Slack, pero de todas ellas te podemos mencionar las siguientes: Dropbox, Google Drive, Twitter, YouTube, Skype, Google Calendar, Mailchimp, GitHub e IFTTT.
Con esto concluimos esta guía bastante sencilla y precisa sobre cómo utilizar Slack, la cual viene muy bien para todas aquellas personas que están apenas ingresando a la plataforma, ya sean creadores o miembros. Esperamos, te sea de mucha utilidad y te ayude a familiarizarte con esta intuitiva, confiable y configurable herramienta.
Es importante que sepas que estas no son todas las funciones, pues existen infinidad de estas, pero estas son más avanzadas y complejas de entender. Sin embargo, nuestra intención es hacer fácil el uso de Slack para los más nuevos. Ahora dime ¿Es Slack actualmente la mejor plataforma para chats de equipos corporativos?