Descubre cómo funciona Notion, la app del momento

Cada día que pasa necesitamos más orden para así poder optimizar las múltiples tareas que tenemos.

La realidad actual a la que nos enfrentamos, nos obliga a buscar herramientas que nos ayude a optimizar nuestro tiempo y hacernos más eficaces. Allí es cuando empezamos a buscar asistencia y nos encontramos con Notion.

¿Qué es Notion?

Pues Notion es una aplicación, que puedes usar desde cualquiera de tus dispositivos móviles, o de tu computador. Te puede servir para muchas de tus actividades, según sean tus necesidades.

Con Notion, puedes tomar apuntes, agendar tus actividades, llevar listas, en fin, organizar todas tus tareas.

Notion es una aplicación que permite al usuario organizar sus actividades, planificándolas día a día. Funciona estés o no conectado a la red. Puedes usarla desde tu dispositivo móvil o si lo prefieres desde tu computador personal. Además, puedes compartir tus anotaciones con quien necesites hacerlo.

Esta aplicación te permite:

• Escribir textos,
• Realizar listas,
• Ordenar en tablas,
• Crear bases de datos

Asimismo, toda esta información la puedes ordenar haciendo uso de filtros de navegación, lo que te ayudará a encontrarla más rápidamente. Puedes agregar más información, en páginas y subpáginas, de la misma forma como lo realizas en tu computador al agregar carpetas.

Funcionamiento, ¿cómo obtengo Notion?

Para poder acceder a esta aplicación, solo necesitas vincular tu correo electrónico a una cuenta de Google. De esta forma, siempre tendrás tu información a mano, sin importar desde cual dispositivo electrónico te conectes.

Para conectarte puedes hacerle desde el sitio web o descargando la aplicación para los distintos sistemas operativos, según el dispositivo que uses (Windows, Mac, Android y iOS).

¿Qué pasa si no estás conectado a la red? No te preocupes, Notion te permitirá seguir editando, y al estar nuevamente conectado, la información nueva se sincronizará.

¿A quien está dirigido Notion?

Tal como lo mencionamos anteriormente, Notion es una aplicación que te sirve, principalmente para organizar y planificar. Por lo tanto, cualquier persona que esté interesada en optimizar su tiempo, y necesite ayuda para ello, agradecerá conocer y aprender a usar Notion.

Entre los usuarios frecuentes, podemos mencionar:

Educadores y educandos:

Notion tiene entre sus bondades realizar anotaciones, agendar actividades. Y como además, tiene la particularidad que puedes usarlo desde tu dispositivo móvil hasta tu computador personal, hace que puedas tener toda la información que necesites, a cualquier hora y en cualquier lugar.

Al ayudarte a planificar y organizar, es una herramienta de mucha utilidad, especialmente en esos tiempos de exámenes y entregas contra reloj, ya que te ayuda a optimizar tu tiempo y tu rendimiento.

Creativos y freelancers:

Para quienes realizan trabajo de forma dependiente, usar de forma eficiente el tiempo es una de sus mayores preocupaciones. Con Notion, esto no será problema.

Con Notion podrán organizar los proyectos, seguir los avances, preparar cotizaciones, llevar la facturación. Además, esta aplicación permite compartir y hacer seguimiento a los proyectos grupales, sin tener que estar en el mismo espacio físico.

Pequeñas empresas:

Uno de los principales conflictos en una empresa es lograr establecer un orden en las tareas a realizar, la definición de funciones y el avance de los proyectos. Con Notion las pequeñas empresas podrán realizar este tipo de actividades de una forma más efectiva.

Optimizará el uso del tiempo, haciéndose más productiva. La delegación de tareas podrá realizarse y visualizarse de una mejor manera.

Al poderse usar en varios dispositivos al tiempo, la colaboración entre los trabajadores fluye de una forma más eficiente, así como la organización de los documentos y las tareas.

Cualquier persona que requiera de organización:

En nuestro día a día, son muchas y diversas actividades que necesitamos realizar, sea cual sea nuestra profesión u ocupación.

Puedes realizar tareas que vayan desde una lista de compras, citas médicas, recordatorio de eventos, planificar tu próxima semana hasta elaborar base de datos, comparar datos. Todo dependerá de tus necesidades y el uso que desees darle, a esta app.

Tengo mi página de Notion, ¿puedo compartirla?

Una vez que comiences a usar la aplicación, y conozcas su funcionamiento, podrás realizar este tipo de acciones sin complicación. Podrás, entre otros, usuarios o no de la aplicación, compartir tu contenido.

Ya sabemos para que sirve Notion, y conocemos sus bondades, pero ¿Cómo usamos la aplicación?

Conociendo sus usos, debemos establecer nuestras necesidades y empezar a ver qué queremos hacer y cómo lo haremos.

Si tu necesidad es de planificación del tiempo, puedes crear una agenda, priorizando tus actividades y tareas. Así al tenerla de forma organizada serás más productivo y será más fácil medir tus avances.

Además de la agenda, puedes crear tu propio “calendario”, para tener más a mano, las fechas que son memorables para ti, los tiempos que te estableces para conseguir tus objetivos y así medir tus avances.  

¿Necesitas organizar tus documentos? En Notion te ofrece organización mediante un cuadro de mando, conocido en el medio como Dashboard.

En un dashboard, podrás agrupar toda la información necesaria, y te ofrece una visual actualizada de todos tus datos, lo que te será muy útil al momento de dar respuestas o tomar decisiones en tu vida o negocio.

¿Ayuda con tus clientes? Esta aplicación te permite crear un Customer Relationship Management, conocido por sus siglas como CRM, que no es más un sistema de base de datos que te permite agrupar, recopilar toda la información relacionada con tus clientes, desde una llamada telefónica, hasta citas, reuniones, pendientes, cotizaciones, pagos.

¿Requieres estructurar la información? Puedes crear una base de datos, que te permita organizar, estructurar, etiquetar, filtrar y mostrar la información de la manera que mejor se adapte a tus necesidades.

Con Notion la creación de base de datos te permite hacerla en páginas independientes, es decir, una página por cada base de datos. Esto te permite que los datos puedan estar categorizados por áreas de acción.

Para ello, Notion tiene dos métodos para la creación de la base de datos:

• Inline: Se añadirá como un bloque sobre la página en la que estés trabajando.

• Full page: Se creará como una página nueva e independiente.

Si lo necesitas, puedes convertir una base de datos Inline a una Full page.

¿Quieres medir tus avances? Para eso puedes tener una hoja de ruta o “roadmap de producto”, que no es más que una herramienta visual de planificación en el que podrás observar el avance de un producto.

¿Cómo organizar el contenido en mi página de Notion?

El contenido que subes a Notion se conoce como bloque o block. Para añadir algún block solo debes dar un click sobre el signo +, y verás las opciones de block disponibles.

¿Puedo combinar los blocks? Por supuesto, puedes personalizar tu contenido, incluso, puedes convertir un block de una forma a otra.

Estos son los blocks básicos que encontrarás en la página:

• Texto

• Páginas

• Listas enumeradas “to-do-lists”

• Checkbox

• Títulos

• Códigos inmersos o embebidos

• Links

• Carga de archivos

• Citas

• Recordatorios

También posee una serie de blocks más avanzados. Entre ellos:

Base de datos: En este block ofrece 5 formatos distintos:

• Calendarios
• Galerías
• Listas
• Tablas
• Tableros

Multimedia: Se puede incorporar a las páginas los siguientes elementos:

• Imágenes: Desde prácticamente todos los formatos disponibles. Los puedes subir desde los archivos de tu ordenador o pegando el link.
• Videos: También puede ser desde los archivos de tu computador o pegando el enlace de los de la web.
• Audios: Igual que con las imágenes y los vídeos, puedes añadir audios desde tu computador o añadiendo el enlace desde la plataforma elegida.
• Marcadores visuales de otros sitios web
• Cualquier archivo, de cualquier formato: Desde tu ordenador o desde la web, solo con pegar el link.

Aplicaciones externas: Como mencionamos anteriormente, puedes añadir elementos multimedia. Asimismo, puedes incorporar contenido de otras aplicaciones, tales como: Google Drive, Loom, Google Forms y Google Maps.

Solo tienes que añadir /embed al final del enlace de Notion e incrustar el sitio web que desees.

Breadcrumb: Este block te permite insertar un menú de navegación de la página del workspace.

Tablas de contenidos: Mediante este block puedes producir un índice con los títulos o encabezados.

Template button: Con este block podrás configurar el o los blocks qué y cómo desees, y te permite replicar una plantilla. 

Ahora sí, ya conoces las opciones que te ofrece Notion, y ya quieres comenzar a usarlo ¿cómo lo haces?

Editar en Notion es tan simple como hacer “click” en cualquier espacio de la pantalla y arrancar a escribir.

¿Cómo crear una nueva página?

• Barra de herramienta lateral, a la izquierda de la pantalla

• Parte inferior, pulsar el botón + New Page

Una vez creada la página, se le debe dar un nombre. Puedes tener la opción de elegir si quieres comenzar la página en blanco o trabajar en una plantilla, además de designar un color o imagen de fondo.

Puedes también editar los textos, aplicar negritas, cursivas, cambiarles el color, agregar un enlace, lo que sea que necesites para darle cuerpo al texto. ¿Cómo lo haces? En un par de pasos:

1. Selecciona el texto que necesites modificar
2. Aparecerá una barra de edición en la cual podrás escoger la opción que desees.

Esto también puedes hacerlo usando los comandos de edición habituales, en Windows Ctrl+N o Comando+N en Mac.

Si deseas cambiar de lugar un block ya creado, puedes hacerlo clickeando en los seis pequeños puntos que aparecen al costado de cada block creado, arrastras y colocas en el lugar que deseas colocarlos. Esto es si trabajas en tu ordenador.

Si estás trabajando en tu dispositivo móvil, puedes presionar sobre el block a mover, arrastras y sueltas en el lugar que desees.

Convertir un block de un estilo a otro

Si en lugar de crear una tabla creaste un calendario, no hay ningún problema. Puedes modificarlo, usando la opción “Turn into” en la barra de edición.

Compartir información

Notion es una herramienta ideal para trabajar en equipos de trabajo. En el caso que necesites compartir la información con algún compañero, solo debes escribir @ y el nombre de la persona, quien recibirá la notificación en tiempo real, y podrá revisar la información, así como los comentarios que se haya dejado.

Con este mismo método, se puede hacer una marca de tiempo. Es decir, se coloca @ y la fecha específica, así establecerías la fecha a tu trabajo.

Personalizar tu espacio en Notion

Desde el ordenador, ubicándote en la esquina superior derecha de tu página, están los tres puntos horizontales, de donde se despliega un menú que ofrece: estilo de fuete, tamaño del texto y ancho del contenido en pantalla.

Cada página y subpágina puede ser diferenciada con un emoji que puedes añadirle, así como una imagen de portada.

Contenido en Notion – Organizar

Aquí te presentamos unas opciones que te permitirán de una forma más eficiente planificar tus proyectos.

Plantillas de Notion

Notion te ofrece una serie de plantillas de trabajo predeterminada, como una opción más simple de diseño y estilo.

Estas plantillas no son más que páginas de trabajo ya listas para ser usada. ¿Cómo lo haces? Tan simple como escoger la plantilla que se ajuste a tus gustos y preferencias, la importas a tu cuenta, y ya la tendrás lista para comenzar con tus actividades.

Las plantillas se dividen por categorías y subcategorías:

• Diseño: Desde este grupo puedes importar mapas de rutas “roadmaps” o bases de datos de investigación de usuarios.

• Marketing: En este apartado hallarás calendarios de contenido, lista de notas de prensa, apuntes de reuniones.

¿Cómo escoger la plantilla?

Ubicándote en la barra derecha de la pantalla, escoges la opción “Templates”, allí se desplegarán todas las plantillas disponibles. Para seleccionar, clickeas sobre el botón “use this template” y allí descargas a tu cuenta, y puedes comenzar a modificar según tu preferencia.

Espacio de trabajo: Personal y para equipos de trabajo

Las páginas y subpáginas se muestran en la barra lateral de Notion. Si necesitas resaltar alguna, puedes marcarla como favorita, y así la hallarás de primera en la lista.

Esperemos te sea útil la publicación. Síguenos para más contenido, y recuerda ¡comparte en tus redes sociales!